케어본365 자체 작성 실무가이드 · 2026년 10월 17일
같은 문서가 여러 폴더에 있고 어느 파일이 최신인지 모르는 상황을 줄이기 위한 기관 내부 관리 방법입니다. 아래 분류와 표는 케어본365가 작성한 권장 예시이며, 법정 보존기간·평가 인정기준을 정하는 문서가 아닙니다.
문서마다 ‘기준본’을 하나 정합니다
회의록, 업무분장표, 교육 안내문 등 문서 종류별로 기준 파일의 위치를 정합니다. 개인 PC에서 수정한 파일을 메신저로만 전달하면 이전 버전과 최신 버전을 구분하기 어렵습니다. 담당자가 최종 파일을 확인한 뒤 공유 위치를 안내하고, 수정 중인 파일에는 임시 표시를 붙입니다.
파일명에는 날짜와 업무가 드러나게 씁니다
예를 들어 ‘2026-10-17_직원교육안내_v01_검토중’처럼 작성일, 문서명, 버전, 상태를 구분합니다. 확정된 문서의 시행일이 작성일과 다르면 문서 안에도 시행일을 기록합니다. 이름·주민번호·건강 정보 등 개인의 민감한 내용을 파일명에 불필요하게 넣지 않습니다.
양식과 작성된 기록을 분리합니다
빈 양식은 다시 사용하는 기준 문서이고 작성된 기록은 실제 업무의 결과입니다. 한 폴더에 섞으면 지난 기록을 빈 양식으로 착각해 덮어쓸 수 있습니다. ‘기준양식’, ‘작성중’, ‘확정기록’, ‘이전버전’처럼 역할을 나누고 기존 자료를 정리할 때는 삭제부터 하지 않습니다.
수정 권한과 열람 범위를 업무에 맞춥니다
모든 직원이 모든 자료를 수정할 필요는 없습니다. 관리 담당자, 검토자, 열람자를 정하고 퇴사·업무 변경 시 접근권한도 함께 확인합니다. 개인 정보를 담은 실제 상담기록이나 직원자료를 공개 링크나 외부 홍보 사례로 공유하지 않습니다.
월간 문서 점검 예시
| 확인 항목 | 확인 방법 | 조치 기록 |
|---|---|---|
| 최신 양식 | 기준본 위치와 시행일 확인 | 확인자 / 확인일 |
| 중복 파일 | 같은 문서의 여러 버전 구분 | 기준본 지정 / 이전본 보관 |
| 접근권한 | 업무 담당자와 실제 권한 비교 | 변경 필요 사항 |
| 복구 가능성 | 백업 위치와 복구 절차 확인 | 확인 방법 / 결과 |
| 미완료 문서 | 작성중 자료의 담당자와 기한 확인 | 다음 확인일 |
인계할 때 함께 전달할 다섯 가지
- 현재 사용하는 기준 문서의 위치
- 문서별 담당자와 검토자
- 진행 중인 수정과 예정 적용일
- 열람·수정 권한을 요청하는 방법
- 백업과 오류 발생 시 연락할 담당자
보존기간과 파기 여부는 문서 종류별 적용 법령, 계약, 기관의 적법한 관리 기준을 확인해 결정해야 합니다. 이 예시를 근거로 기존 기록을 일괄 삭제하거나 임의의 보존기간을 적용하지 마세요.